考慮到老師和學(xué)生每天都要處理大量文件，需要證明其注冊有效并且合法的注冊培訓(xùn)機(jī)構(gòu)(RTO)可能會發(fā)現(xiàn)使用傳統(tǒng)的基于紙張的數(shù)據(jù)管理流程會遇到一些挑戰(zhàn)。

數(shù)字文檔管理公司Upstream的維多利亞州銷售經(jīng)理Cal Stevens說：“依賴紙質(zhì)文檔的RTO使組織的資金面臨風(fēng)險。” “紙質(zhì)文檔更難追蹤，并且很容易在檔案柜的后面丟失，損壞，被盜，被復(fù)制和遺忘，而這些都是RTO每天面臨的共同挑戰(zhàn)。”

安全和準(zhǔn)確的文檔管理的關(guān)鍵在于流程數(shù)字化。對學(xué)生文檔進(jìn)行數(shù)字化意味著可以輕松地在學(xué)生的教育壽命中存儲和跟蹤信息和更新。這些文檔可以被掃描并直接直接上載到文檔管理平臺中，以供授權(quán)人員查看，跟蹤和管理。

史蒂文斯說，隨著數(shù)字文檔管理解決方案(DMS)在其他行業(yè)的興起，RTO應(yīng)該考慮效仿，以改善其文檔管理和學(xué)生服務(wù)，提高合規(guī)性，確保政府資金以及為審核做準(zhǔn)備。

他說：“數(shù)字化文檔流程，特別是與學(xué)生相關(guān)的文檔流程，使RTO大大降低了與傳統(tǒng)文檔管理相關(guān)的風(fēng)險，主要是圍繞政府的資金，安全和合規(guī)性。” “無論是通過條形碼技術(shù)還是文檔掃描解決方案，DMS技術(shù)都可以應(yīng)用于一系列學(xué)生文檔，并直接掃描到RTO的學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)中?，F(xiàn)場評估人員和工作人員可以通過多功能設(shè)備(MFD)或?qū)Ｓ脪呙鑳x輕松處理學(xué)生的紙質(zhì)記錄，該設(shè)備立即將相關(guān)文檔直接發(fā)送到學(xué)生的記錄中。這使RTO和工作人員無需跟蹤數(shù)百個紙質(zhì)文檔，這也意味著可以在需要時快速查看和檢索相關(guān)信息。”