當(dāng)您超出程序范圍時，就該更新，簡化，標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化了

管理越來越多的以教師為主導(dǎo)的出國學(xué)習(xí)計劃，需要有一套經(jīng)過良好協(xié)調(diào)和確立的策略，以確保該過程的及時，準(zhǔn)確和高效。從協(xié)調(diào)每個程序到簡化學(xué)生申請和入職流程，再到管理和跟蹤旅行路線以及處理相關(guān)的管理程序，都有很長的行動項目清單。

在西密歇根大學(xué)，我們提供40多個教師主導(dǎo)的出國留學(xué)計劃，并且每年將600多名學(xué)生送往30多個國家/地區(qū)。在過去幾年中，隨著我們計劃的蓬勃發(fā)展(無論是計劃選擇的數(shù)量還是學(xué)生參與量的增加)，我們的教學(xué)方法都不再簡單，需要一種有效地標(biāo)準(zhǔn)化整個海外學(xué)習(xí)生命周期的方法，以滿足日益增長的需求。資金減少。

尋找新的軟件解決方案

我們下一步的邏輯舉措是評估我們正在使用的技術(shù)，以確定是否可以將其用于做更多的事情。我們正在使用Terra Dotta出國留學(xué) 來處理僅涉及出國留學(xué)學(xué)生申請和教師旅行登記的流程。盡管此信息捕獲了風(fēng)險管理所必需的信息，但我們決定研究其他較少使用的功能如何促進(jìn)很大程度上通過電子郵件處理的其他管理流程。對于擴展的系統(tǒng)，我們需要清晰的愿景，將所有流程和工作流連接到一個綜合的儀表板中。

我們首先讓所有內(nèi)部利益相關(guān)者參與進(jìn)來，這些利益相關(guān)者是我們整個大學(xué)范圍內(nèi)留學(xué)環(huán)境的一部分，以確保他們愿意參與變革性改進(jìn)計劃。該小組包括出國留學(xué)辦公室的專業(yè)人士，跨部門教師，市場營銷，人力資源，預(yù)算分析師以及相關(guān)的機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)成員。傳達(dá)我們幫助他們提高其履行職責(zé)能力的目標(biāo)，并闡明我們并不是要他們做任何實質(zhì)性的改變，這一點至關(guān)重要。我們從這些團隊成員那里獲得了巨大的支持，這為成功啟動發(fā)射點奠定了基礎(chǔ)。