當Prairie View A&M University更新其留學程序時，隨之而來的是許多美好的事情

內戰(zhàn)后重建期間成立的德克薩斯州立大學A&M大學是德克薩斯州第一所由州政府資助的非洲裔美國人大學，是該州第二古老的公立高等教育機構。今天的總入學人數(shù)超過9,000，我們的HBCU提供了豐富而多樣的學術經驗，并認識到國際計劃對將我們的學生發(fā)展為全球公民所具有的價值。

直到最近為止，Prairie View的各個學院和系都是通過紙質表格和手動程序的組合來獨立運營我們的海外學習計劃。但是，隨著大學范圍的目標是增加學生對國際課程的參與，政府意識到我們的課程需要集中化和自動化，以確保能夠吸引最多的學生，并為課程的增長奠定堅實的基礎。

我們選擇了基于云的海外學習軟件提供商Terra Dotta作為該項目的合作伙伴，該解決方案的實施和設計過程對自動化和簡化海外學習管理流程產生了重要見解。

簡化我們的留學流程

與任何軟件實施一樣，對我們而言，檢查現(xiàn)有流程并確定在哪里可以采用該應用程序提供的最佳實踐至關重要。減少自定義量始終可以縮短項目持續(xù)時間，簡化實施過程并簡化升級路徑。我們有一個多步驟的過程，學生需要分別申請海外學習計劃和潛在的獎學金。作為該項目的一部分，我們將計劃和獎學金申請組合在一起，以消除將它們分開帶來的冗余和不一致之處。我們花時間檢查了我們現(xiàn)有的流程，并與利益相關者一起確定他們可以在何處獲得效率以及進行更改的容忍度。

對于一個圍繞學期的海外學習計劃而言，時間安排很重要。我們需要考慮應該首先解決系統(tǒng)的哪些方面。我們的團隊認為從在線獲取課程目錄并集中所有學生可以選擇的機會非常重要。這將使學生在提交申請之前先了解可用的程序。

接下來，我們將重點放在程序門戶上-一個將所有相關信息匯總為易于瀏覽的綜合資源的網站。這個一站式網站提供了計劃參與者的計劃說明，小冊子，旅行提示和推薦。它旨在使學生做出決定，申請課程和獎學金以及計劃行程。

最后，我們關注申請程序本身以及將計劃和獎學金組成部分結合在一起的最佳方法。這使我們能夠解決學生交流計劃和教師主導計劃之間的細微差別和差異，以及申請每種計劃所需要的條件。